La importancia de la evaluación de las colecciones

 Dentro del ámbito del desarrollo de la colección, una parte importante es evaluar la misma, ya que por medio de la evaluación, se pude conocer la efectividad y el nivel de satisfacción de los usuarios. Debemos recordar, que uno de las principales objetivos de la biblioteca es ofrecer colecciones aptas para que los usuarios puedan satisfacer sus necesidades de información.

Es por ello, que en este blog te compartimos una breve infografía para que compartas con tus usuarios y colegas bibliotecarios sobre la vitalidad de la evaluación.

¿QUÉ ES?

Magrill y Corbin (1989) señala que

"la evaluación de las colecciones está relacionada con el grado de idoneidad de una biblioteca, basándose en los tipos de materiales que almacena y el valor de cada documento en relación con los documentos no almacenados en la colección, a la comunidad de usuarios que atiende, y a los usuarios potenciales de la biblioteca".

La evaluación de la colección está relacionada con las características y comportamiento de sus materiales y usuarios, es una forma de localizar factores y cuestiones, un análisis de calidad.

La evaluación de la colección requiere tanto la revisión de las obras disponibles en sí, como del tipo de biblioteca y de la utilidad que va a prestar a la comunidad. Se deben establecer ciertos criterios a seguir en cuanto a la reputación de los autores y editoriales, exactitud de la información proporcionada, importancia de los temas tratados dentro de la colección, existencia de ejemplares en otras bibliotecas, cantidad de veces que un ejemplar ha sido consultado o prestado, estado físico de los ejemplares, etcétera (Cagnoli, 1984).

 INTRODUCCIÓN A LA EVALUACIÓN DE COLECCIONES

Los rápidos avances en los materiales de la biblioteca se han traducido en un universo cada vez más vasto de información disponible a través de diferentes medios que van desde manuscritos, libros, revistas, hasta archivos multimedia.

Por otro lado, los costos de adquisición y acceso a esta información son un reto para. los presupuestos que las instituciones dedican anualmente al fortalecimiento de su infraestructura informativa. 

El desarrollo de colecciones es un proceso esencial para hacer que la biblioteca siga creciendo como organismo social, y la política de la colección tiene como plan principal desarrollar una colección adecuada y coherente; es necesaria una evaluación periódica, para que esta pertinencia en el acervo se mantenga.

Dentro del proceso, se debe adaptar un método que permita conocer si ésta es de utilidad para los usuarios, que permita medir la calidad y el nivel de satisfacción de la información que proporciona y, además, que sirva como guía para responder a la futura administración de los recursos, de forma que estos puedan ser mejor invertidos de la mejor manera. 

La Evaluación de Colecciones, asegura la mejora continua del acervo y de los servicios que ofrece la biblioteca; de forma que se convierta en un círculo virtuoso.

Pasos a seguir

  

La biblioteca debe obtener el conocimiento adecuado de quiénes y cómo son sus usuarios potenciales para poder tener toda información que corresponda a las características generales de las necesidades deseadas, además de tener su propia política de desarrollo de colecciones. En el proceso de evaluación, con planificación previa e identificación de misión, metas y objetivos, se debe priorizar los puntos débiles de la colección. 

Para ser entender mejor cada punto:

1. Como finalidad de detectar puntos fuertes y débiles, aplicando mejoras en la colección, realizando campañas promocionales; todo de acuerdo a los objetivos perseguidos con el método adecuado.

2. Iniciar un proceso de evaluación intuitiva al funcionamiento.

3. Conocer a quién se dirige para lograr un informe final dándole un enfoque a la audiencia.

4. Seleccionar los métodos de evaluación aplicados con los datos relevantes a manejar en función de los objetivos e hipótesis.

5. Decisión sobre cual método aplicar, el tipo y cantidad de datos requeridos más adecuado.

6. Elección en función de objetivos que se plantean en la evaluación y tipos de datos más útiles.

7. Escoger entre distintas técnicas de muestreo aquella que ofrezca mayor utilidad y fiabilidad para garantizar resultados favorables.

8. Asegurar los datos en evaluaciones sucesivas.

9. Presentar un lenguaje próximo a la audiencia.

10. Toma de decisiones para el apoyo documental necesario y comprobar conclusiones.

11. Es necesario calcular y prever el tiempo a destinar en la preparación y ejecución del informe de evaluación.

Cuanto más se esmere en la preparación y planificación previa, mejor podrá llevarse a cabo  la tarea.

¿Qué es?

Métodos para evaluar

 Métodos para evaluar una colección

Para poder comprender la metodología de la evaluación de una biblioteca, es necesario percibir a la misma como un organismo vivo y cambiante, es decir, que no permanece inamovible; y que, por lo tanto, requiere de constantes análisis que den razón de su estado. Para estos análisis, se deben tener en cuenta dos aspectos: tipo de biblioteca y datos a obtener. 

El tipo de biblioteca, no es otra cosa que el enfoque que posee la institución, el cual determina la colección, el tipo de materiales que habrán de conformarla así como sus formatos, el tratamiento que deben recibir y el público al que deben responder. Por ejemplo, una biblioteca universitaria para estudiantes de medicina, debería tener una colección que esté alineada con el plan de estudios de la carrera y que sea accesible tanto para el alumnado como para docentes, investigadores, adjuntos, etc.

Los datos a obtener, responden al tipo de resultado que se necesita recopilar según el área o proceso de la biblioteca que se analice. Estos resultados pueden dividirse en dos tipologías: cuantitativa y cualitativa. Entiéndase por la primera, como aquella capaz de proporcionar datos de una naturaleza numérica rígida; mientras que la segunda, se centra en las particularidades no numéricas del objeto de estudio. Para una mayor comprensión de ambos conceptos, se puede decir que la tipología cuantitativa es de carácter objetivo, en contraste con la cualitativa, la cual es de naturaleza subjetiva. Cabe señalar, que ambas tipologías son aplicables a distintos rubros de la biblioteca, entre ellos la propia colección y los usuarios, a los cuales Pérez  López (2002) denomina como enfoques centrados.

El enfoque centrado en los usuarios, es aquel que, como su nombre lo indica, estudia los valores que pueden proporcionar los individuos, basándose en el análisis de sus hábitos, comportamientos, etc. Mientras que el enfoque centrado en la colección, se centra en la pertinencia que tengan los materiales que la componen para el usuario; respecto a esto, se considera que existen tres metodologías principales para la evaluación de una colección:

1. Selección y aplicación de normas: consiste en la comparación de la colección con lo establecido en normas o estándares emitidos y reconocidos por instituciones u organizaciones de carácter nacional o internacional, mediante las cuales se pretende determinar cuál es el nivel de adecuación. Según la normatividad seleccionada y el enfoque de la misma, puede ser cualitativa o cuantitativa.

 

1. Uso de listas de comprobación: de manera similar al método anterior, basa su aplicación en un cotejamiento de la colección con otro recurso o herramienta que pueda servir como modelo, para una evaluación propia según lo que se desee analizar. Dependiendo del área o la forma de aplicación, puede ser cualitativo o cuantitativo

 

1. Uso de análisis de citas: este método es de gran utilidad en colecciones pertenecientes a bibliotecas de investigación o con cierto grado de especialización, ya que se centra en el análisis de datos de indización, notas a pie de página o, tal como su nombre lo sugiere, de veces en las que un material es citado. Se puede decir que es un método de tipo cuantitativo.

Sin embargo, también es necesario considerar la existencia de otros métodos o modelos, tales como los siguientes:

•  Impresionista: es aquel en el cual un conjunto de profesionales de la disciplina bibliotecológica, se familiarizan a detalle con la estructura, administración y procesos de una biblioteca en particular, con el fin de analizar qué tan apropiada es su colección en relación con los rubros estudiados. Es decir, proporcionan su "impresión", favorable o no, de la colección. Por sus particularidades, este método entra en la definición de cualitativo.

• Bibliográfico: tal como su nombre lo sugiere, este método se basa en un proceso comparativo o de cotejamiento entre los materiales que conforman una colección y una bibliografía, la cual funge como marco de referencia para determinar qué tanto coinciden uno con el otro en términos de formato, temáticos, de autoría, actualización, cantidad, etc. Tiene características de naturaleza cualitativa y cuantitativa.

• Tamaño y exhaustividad: estos métodos emplean una serie de indicadores que pueden arrojar datos respecto a la adecuación del volumen y áreas temáticas de una colección en relación con su comunidad usuaria. Dichos datos pueden ser evaluados por porcentajes o niveles de satisfacción que van desde el "excelente" hasta el "mínimo" o "deficiente". No solo son aplicables a la colección en su totalidad, sino que pueden abarcar áreas específicas dentro de la misma. Al igual que el método anterior, posee características híbridas de cuantitativo y cualitativo, pero, según su aplicación, existe la posibilidad de que se decante o se incline más por uno que por el otro.  

 

FUENTES

• ALA. (1994). Normas para bibliotecas universitarias: evaluación de la eficacia. Boletín de la ANABAD XLIV: 3, (p. 193-222). 
• Cagnoli, R. V. (1984). Capítulo 4: Selección, adquisición e ingreso de libros y otros materiales. En Manual de bibliotecología (pp. 55-73). Kapelusz Mexicana.
• Magrill, Rose M. y John B. Corbin. (1989). Acquisitions Management and Collection Development in Libraries. 2 ed. Chicago: American Library Association.
• Negrete Gutiérrez, María del Carmen. (2006). Desarrollo de colecciones. Recursos bibliográficos y de información. México: Facultad de Filosofía y Letras, Dirección General Asuntos del Personal Académico, Universidad Nacional Autónoma de México. 167 – 169. Recuperado de: http://ru.ffyl.unam.mx/handle/10391/4726
• Negrete Gutiérrez, Maria del Carmen (2003) El desarrollo de colecciones y la selección de recursos en la biblioteca universitaria. México: Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, Universidad Nacional Autónoma de México. Recuperado de: https://ru.iibi.unam.mx/jspui/handle/IIBI_UNAM/L179
• Ramírez Amaya, Miguel Ángel. (2008) Criterios para evaluar colecciones y servicios en ambientes digitales. Tesis de Maestría en Bibliotecología y Estudios de la Información, UNAM (pp. 3-19). Recuperado de: https://ru.iibi.unam.mx/jspui/handle/IIBI_UNAM/TM222
• Ramírez Amaya, Miguel Ángel. (2004) La evaluación: Una herramienta indispensable para el administrador de bibliotecas o unidades de información. Administración de servicios de información. Dirección General Asuntos del Personal Académico, Facultad de Filosofía y Letras, UNAM (pp. 135-154). Recuperado de: http://ru.ffyl.unam.mx//handle/10391/4668
• Sánchez de Boado, Angels Massisimo. (2002) Evaluación de colecciones en las bibliotecas universitarias. Métodos basados en el estudio de la colección. Canales de Documentación. (pp. 245-272). Recuperado de: http://eprints.rclis.org/11993/1/ad0514.pdf
• Pérez López, A (2002). La evaluación de colecciones: métodos y modelos. Documentación de las Ciencias de la Información, 25. 321-360.  Recuperado de: https://www.researchgate.net/publication/28804892_La_evaluacion_de_colecciones_metodos_y_modelos